شمردن پیشنهاد کار مهمی است که نیاز به دقت و توجه به جزئیات دارد. خواه شما مسئول شمارش پیشنهاد در یک مؤسسه مذهبی، یک رویداد جمع آوری کمک های مالی، یا هر گردهمایی دیگری که در آن کمک های مالی جمع آوری می شود، هستید، پیروی از یک رویکرد سیستماتیک می تواند به اطمینان از اجرای روان و بدون خطا کمک کند. در اینجا یک راهنمای جامع در مورد نحوه شمارش پیشنهاد ارائه شده است که شامل 14 مرحله و 22 نکته است:

مرحله 1: یک تیم شمارش ایجاد کنید

• تیمی از افراد قابل اعتماد را که مسئول شمارش پیشنهادات خواهند بود، گرد هم آورید. برای اطمینان از پاسخگویی و دقت، داشتن چند نفر درگیر ضروری است.

مرحله 2: تهیه لوازم مناسب

• تمام لوازم مورد نیاز را برای شمارش جمع آوری کنید، از جمله کیسه های پول نقد، سکه شمار، تسمه ارز، ماشین حساب، خودکار، فیش های سپرده، و هر گونه مواد دیگری که مخصوص نیازهای سازمان شما است.

مرحله 3: ایجاد یک منطقه شمارش امن

• منطقه مشخصی را که در آن شمارش انجام می شود، تنظیم کنید. برای حفظ محرمانه بودن و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، از امن و خصوصی بودن آن اطمینان حاصل کنید.

مرحله ۴: اقدامات امنیتی را اجرا کنید

• پروتکل های امنیتی سختگیرانه ای را برای محافظت از عرضه در طول فرآیند شمارش ایجاد کنید. این ممکن است شامل قفل کردن درها، استفاده از دوربین‌های نظارتی و محدود کردن دسترسی به پرسنل مجاز باشد.

مرحله 5: موجودی شروع سند

• قبل از شروع شمارش، موجودی اولیه کیسه های نقدی یا ظروف مورد استفاده برای جمع آوری کمک های مالی را ثبت کنید. این مستندات به عنوان یک نقطه مرجع برای آشتی بعد عمل خواهد کرد.

مرحله ۶: مرتب‌سازی و سازماندهی ارز

• ارزهای ارز را به پشته ها یا سینی های مختلف جدا کنید. برای تسهیل شمارش دقیق صورتحساب ها را به ترتیب صعودی مرتب کنید.

مرحله ۷: شمارش سکه ها

• از یک شمارنده سکه استفاده کنید یا به صورت دستی هر اسم سکه را جداگانه بشمارید. اطمینان حاصل کنید که همه سکه ها به درستی مرتب شده اند و به طور دقیق شمارش شده اند.

مرحله 8: شمارش ارز

• شمارش هر واحد پول را یکی یکی شروع کنید. از تسمه ها یا نوارهای ارز برای بسته بندی صورتحساب ها در مقادیر از پیش تعیین شده برای رسیدگی و ردیابی آسان تر استفاده کنید.

مرحله 9: مجموع را تأیید کنید

• دقت هر شمارش را دوبار بررسی کنید و از یک نفر دوم به طور مستقل پیشنهاد را بازگو کنید. هر گونه اختلاف باید قبل از ادامه حل شود.

مرحله 10: تعداد رکورد

• شمارش را برای هر فرقه مستند کنید و یک رکورد دقیق از مجموع ها نگهداری کنید. این اطلاعات برای اهداف تطبیق و گزارشگری مالی ضروری است.

مرحله 11: برگه های سپرده را تهیه کنید

• فیش های واریزی را برای کل مبلغ پیشنهادی کامل کنید. اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات لازم از جمله شماره حساب و سایر جزئیات مربوطه به دقت تکمیل شده است.

مرحله ۱۲: با سوابق مجموعه آشتی دهید

• مجموع شمارش شده را با رکوردهای مجموعه مقایسه کنید تا از سازگاری اطمینان حاصل کنید. هر گونه اختلاف باید قبل از نهایی کردن شمارش بررسی و برطرف شود.

مرحله ۱۳: ذخیره ایمن وجوه

• وجوه شمارش شده را در مکانی امن ذخیره کنید تا زمانی که بتوان آنها را به حساب بانکی تعیین شده واریز کرد. اقدامات امنیتی مناسب را برای جلوگیری از مفقود شدن یا سرقت دنبال کنید.

مرحله 14: سند و گزارش

• مستندات جامع فرآیند شمارش، از جمله تمام شمارش‌ها، تطبیق‌ها و سوابق واریزی را حفظ کنید. طبق خط‌مشی‌ها یا الزامات قانونی سازمانتان، گزارش‌هایی ایجاد کنید.

در اینجا چند نکته اضافی برای افزایش دقت و کارایی شمارش پیشنهاد وجود دارد:

نکته 1: اعضای تیم شمارش را به صورت دوره‌ای بچرخانید تا از خستگی یا رضایت خود جلوگیری کنید. نکته 2: از ابزارهای تشخیص تقلبی، مانند چراغ‌های UV یا قلم‌های تشخیص تقلبی، برای تأیید صحت قبوض استفاده کنید. نکته 3: برای افزایش مسئولیت پذیری و کاهش خطر تقلب، تفکیک وظایف را در جایی که اعضای مختلف تیم جنبه های مختلف فرآیند شمارش را مدیریت می کنند، اجرا کنید. نکته 4: به طور منظم رویه های شمارش را بر اساس بازخورد و درس های آموخته شده مرور و به روز کنید. نکته 5: ارتباط باز را در تیم شمارش برای رسیدگی به هر گونه نگرانی یا سؤالی که ممکن است در طول فرآیند ایجاد شود، حفظ کنید. نکته 6: انجام ممیزی های دوره ای یابررسی های نقطه ای برای اطمینان از انطباق مداوم با روش های شمارش. نکته 7: استفاده از راه‌حل‌های فناوری، مانند ماشین‌های شمارش پول نقد یا نرم‌افزار، برای ساده‌سازی و خودکار کردن فرآیند شمارش را در نظر بگیرید. نکته 8: یک زنجیره شفاف از ضمانت برای پیشنهاد از جمع‌آوری تا سپرده ایجاد کنید و از پاسخگویی در هر مرحله اطمینان حاصل کنید. نکته 9: یک سیستم کنترل دوگانه را اجرا کنید، که در آن دو عضو تیم همیشه در طول فرآیند شمارش حضور دارند. نکته 10: به طور منظم اعضای تیم شمارش را در مورد تکنیک‌های شمارش مناسب، اقدامات امنیتی و سیاست‌های سازمانی آموزش دهید و آموزش دهید. نکته 11: با محدود کردن دسترسی به نتایج شمارش و اطلاعات مالی فقط برای افراد مجاز، محرمانه بودن را حفظ کنید. نکته 12: به‌طور دوره‌ای اقدامات امنیتی را بررسی و به‌روزرسانی کنید تا با خطرات و آسیب‌پذیری‌های در حال تغییر سازگار شوید. نکته 13: برای نظارت و عینیت بیشتر، یک شخص ثالث مستقل را در روند شمارش در نظر بگیرید. نکته 14: به الزامات قانونی و نظارتی در مورد رسیدگی و گزارش تراکنش های نقدی پایبند باشید.

با پیروی از این مراحل و نکات، می توانید از یک فرآیند ایمن، دقیق و کارآمد در هنگام شمارش پیشنهاد اطمینان حاصل کنید.

سه مرجع معتبر یا نام دامنه:

1. قانون و مالیات کلیسا - منبع قابل اعتمادی که در مورد مسائل حقوقی، مالی و اداری برای کلیساها و سازمان‌های مذهبی راهنمایی می‌کند. وب سایت آنها مقالات، راهنماها و ابزارهای مربوط به امور مالی و عملیات کلیسا را ​​ارائه می دهد. (https://www.churchlawandtax.com/)< /li>
2. The Balance Small Business - یک پلتفرم آنلاین که توصیه های عملی را برای مشاغل کوچک در صنایع مختلف ارائه می دهد. بخش مالی آنها شامل مقالاتی در مورد روش‌های رسیدگی به وجه نقد، کنترل‌های داخلی و بهترین روش‌ها برای شمارش پول است. (https://www.thebalancesmb.com/)< /li>
3. مبانی حسابداری غیرانتفاعی - منبع جامعی که راهنمایی حسابداری را به طور خاص برای سازمان‌های غیرانتفاعی ارائه می‌کند. وب سایت آنها اطلاعاتی در مورد مدیریت مالی، کنترل های داخلی و الزامات گزارش دهی برای سازمان های غیرانتفاعی ارائه می دهد. (https://www.nonprofitaccountingbasics.org/)< /li>